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Créer un compte ENT Éviter les comptes en doublon

Quelques précautions d’usage avant de distribuer un nouveau compte ENT.

L’ouverture des services numériques de l’établissement se fait par étape :

  • plusieurs semaines pour roder les emplois du temps
  • quelques jours pour intégrer les comptes des arrivants de septembre : nouvel élève, nouvel enseignant, renouvellement des contrats des assistants d’éducation, etc.
    Pendant l’année scolaire, les changements se font à un rythme moins soutenus, mais il ne faut pas oublier quelques grands principes.

La création de compte manuel dans l’ENT doit être exceptionnelle

Revenons sur les processus de création de comptes pris en charge automatiquement dans les ENT.

Création automatique de compte

Le rectorat de l’académie de Versailles fournit à chaque projet ENT des fichiers XML afin de peupler automatiquement les ENT avec les comptes de la communauté éducative de chaque établissement. Ces envois sont fait tous les jours de la semaine. C’est le prestataire de la collectivité territoriale qui réalise l’importation du fichier AAF dans l’ENT.

Ce fichier d’AAF contient tous les membres de la communauté éducative gérés et affectés par le rectorat dans l’établissement.

Remarque : les comptes du médecin scolaire, assistante sociale, des inspecteurs n’étant pas affectés directement aux établissements. Il ne sont pas intégrés dans les fichiers d’AAF envoyés aux ENT.

Remarque : les personnels recrutés sous statut de droit privé, par exemple CUI, ne sont pas générés automatiquement dans les fichiers AAF.

Remarque : les comptes des médiateurs éducatifs des Hauts-de-Seine sont créés dans l’ENT par la collectivité.

Les personnels des collectivités territoriales ne sont pas gérés dans le fichier d’AAF.

Il est possible que certains personnels ne soient pas encore dans les annuaires. Les raisons sont multiples :

  • le contrat d’un assistant d’éducation qui n’est pas encore saisie dans les applications académiques
  • un enseignant remplaçant pas encore affecté à l’établissement dans les bases académiques
  • etc.

Chaque cas particulier doit être remonté pour expertise au service d’assistance technique du rectorat : CARIINA

Création de compte manuel

La création de comptes manuels dans l’ENT doit être réservée aux membres de la communauté éducative qui ne sont pas générées par le rectorat.

La création d’un compte manuel dans l’ENT nécessite quelques précautions :

  • on doit utiliser le bon profil utilisateur à la création du compte (pas de modification possible)
  • lorsque l’accès aux outils de vie scolaire est nécessaire, on doit répliquer ce compte dans le service de vie scolaire externe (Pronote, LaVieScolaire.fr)

Gestion du remplacement d’un enseignant

La gestion des remplacements des enseignants se fait de deux façons :

  • dans le système d’information de l’établissement pour les arrivants (STSWEB) (J+2 dans l’ENT)
  • directement dans l’ENT pour les remplacement de courte durée.
Capture d’écran : module de suppléance STSWEB
ProjetSTSWEB ENT
Lycée de l’académie oui non
Collège des Yvelines oui fiche pratique eCollege
Collège de l’Essonne oui non
Collège des Hauts-de-Seine oui fiche pratique ENT HdS
Collège du Val-d’Oise oui fiche pratique Anper95

Remarque : cette opération doit être doublée dans le service de gestion scolaire quand celui-ci n’est pas intégré à l’ENT (Pronote.net, VieScolaire.fr)

Fusion de comptes

Cette mécanique intégrée à l’ENT permet de fusionner un compte créer manuellement dans l’ENT avec un compte qui est généré automatiquement dans l’ENT (compte AAF).

Collèges des Yvelines, Hauts-de-seine, Val-d’oise

Ce service intégré à l’ENT NetCollege permet de résoudre des cas complexes :

  • changement de nom dans l’ENT,
  • gestion anticipé des enseignants remplaçants,
  • etc.
Capture d’écran : rapport de fusion de compte ENT NetCollege
Source : iTop Éducation

Lycées de l’académie, collèges de l’Essonne

Ce service intégré à l’ENT OpenENTng permet gestion anticipé des enseignants remplaçants.

Capture d’écran : gestion des doublons dans OpenENTng

Remarque : La fusion de compte n’est possible qu’entre un compte actif et un compte inactif.

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