Messageries et ENT

Quelques éléments de réflexion pour poser correctement la problématique de la communication électronique dans un établissement scolaire.

L’arrivée de l’ENT dans l’établissement offre un nouveau service de messagerie à la communauté des usagers.

Le service de messagerie de l’ENT repose la problématique de la multiplication des outils de communication. En effet, les personnels de l’éducation nationale disposent également d’une messagerie professionnelle.

En comptant le compte la messagerie personnelle, nous arrivons à trois outils différents pour une même fonction.

Cet article vous propose de reprendre quelques principes d’usages. Un focus sera fait sur quelques stratégies techniques qui permettent de gérer cet ensemble.

Comment faire la distinction entre l’une ou l’autre ?

La messagerie personnelle
La messagerie électronique personnelle doit rester du domaine privé. Il n’est pas souhaitable d’utiliser cette messagerie à des fins professionnelles.

La messagerie professionnelle
Chaque personnel de l’éducation nationale dispose d’une identité numérique dans le système d’information de son académie. Le premier service professionnel associé à cette identité est la messagerie académique.

Ce service donne accès à l’annuaire des personnels de l’académie mais aussi à une multitude d’autres services : inscriptions formations, plateformes de formation, edu-portail, ARENA, GAIA, etc.

Cette messagerie est utilisée pour les correspondances administratives : corps d’inspection, services du rectorat, etc.

Les échanges électroniques interpersonnels par le biais d’une messagerie @ac-versailles.fr se font dans un espace de confiance organisé par l’académie. Le service DSI du rectorat assure la maintenance technique du service. La personnalisation de ce service est possible sur la base du catalogue de services proposé par le support technique dématérialisé CARIINA.

La messagerie de l’ENT
La messagerie de l’ENT est spécifique à l’établissement. Elle offre l’accès à l’annuaire de toute les communautés de l’établissement : personnels, enseignants, élèves, familles, …

Le périmètre d’utilisation de cette messagerie est différent suivant la solution ENT déployée par la collectivité :

  • ENT Lycée : messagerie interne, on ne peut pas écrire à d’autres usagers hors du domaine @ent.iledefrance.fr.
  • ENT collèges Yvelines : messagerie personnalisable, le chef d’établissement fixe le périmètre d’usage @ecollege.yvelines.fr
  • ENT collèges Essonne : messagerie interne, on ne peut pas écrire à d’autres usagers hors du domaine @moncollege.essonne.fr
  • ENT collèges Hauts-de-Seine : messagerie personnalisable, le chef d’établissement fixe le périmètre d’usage @enc92.fr
  • ENT collèges Val-d’Oise : messagerie personnalisable, le chef d’établissement fixe le périmètre d’usage @ent95.valdoise.fr

Des choix techniques imposés dans le projet ENT influencent fortement l’usage de la messagerie de l’ENT :

  • des cloisonnements peuvent être fait sur la base des données de vie scolaire pour restreindre la communication inter-classe, inter-famille.
  • Les choix technologiques (IMAPS, POPS, Exchange) peuvent rendre compliqué la mise en œuvre de passerelles avec les messageries professionnelles, personnelles.

La messagerie proposée dans l’ENT est le seul service proposant un cadre de confiance pour les échanges électroniques avec les familles, les usages pédagogiques avec les élèves. Le processus de création des comptes, d’authentification est réalisé par le biais d’un processus maîtrisé.

Les règles d’utilisation du service sont portées à la connaissance de tous les usagers par le biais de la charte d’usage des services numériques de l’établissement.

Stratégie de redirection, notification

La mécanique de redirection des messages est souvent proposée par les services de messagerie. Elle est également possible dans le cadre de l’utilisation des services de l’ENT. (sauf ENT91 pour l’instant)

La notification
Cette mécanique est très utilisée par les médias sociaux. Elle permet d’alerter l’usager sur l’arrivée d’un nouveau message. L’utilisateur doit se connecter au service en ligne pour voir le contenu du message.

Ce service est proposé uniquement par l’ENT de la région Île-de-France.

La redirection de message
Il s’agit d’un processus plus évolué que la notification. Dans ce cas, une copie du message est envoyée sur la messagerie utilisée pour la redirection. L’utilisateur peut alors prendre connaissance du message. Il faudra cependant se connecter à l’ENT pour répondre au message.

Remarque : Penser à vérifier l’espace de stockage de la boîte aux lettres redirigée et supprimer des messages si besoin (pour ne pas dépasser le quota attribué).

Cohabitation entre services de messagerie

Cette cohabitation entre plusieurs messageries n’est possible que dans certains cas. Voici quelques repères :

Cette procédure s’adresse tout particulièrement aux personnels qui utilisent un ordinateur dédié à leur fonction : les personnels administratifs, les personnels de direction. Car il faut installer un logiciel de courrier électronique pour paramétrer les messageries électroniques professionnelles et ENT.

La deuxième contrainte est liée au fonctionnement même du service de messagerie de l’ENT. Tous les services de messagerie ENT ne sont pas compatibles avec les logiciels de courrier électronique.

Tableau comparatif des modalités d’accès à la messagerie de l’ENT
Projet Web Logiciel Windows /Apple /Linux Tablette iOs/ Androîd/ Windows Protocole(s)
Lycée oui oui Application mobile, logiciel HTTPS, IMAPS, SMTPS
collège Yvelines oui oui oui, logiciel HTTPS, POPS, Active Sync
collège Essonne oui non oui, navigateur tablette HTTPS
collège Hauts-de-Seine oui oui oui, logiciel HTTPS, POPS, Active Sync
collège Val-d’Oise oui oui oui, logiciel HTTPS, POPS, Active Sync

La consultation de la messagerie de l’ENT sur tablette/mobile peut passer par trois modalités différentes :

  • le navigateur web la tablette/mobile
  • une application mobile
  • une application de courrier électronique intégrée à la tablette/mobile

Les protocoles de communication internet utilisés pour consulter la messagerie peuvent être :

  • HTTPS : envoyer/recevoir des messages en utilisant le navigateur web,
  • POPS : recevoir des messages en utilisant un logiciel de courrier électronique,
  • Active sync : module Exchange permettant d’envoyer/recevoir des messages à partir des équipements mobiles.

Conclusion

Il existe de nombreuses façons pour consulter les différents services de messagerie mis à notre disposition. Il appartient à chaque utilisateur de prendre la mesure des choix de configuration.

La redirection de messages s’adresse tout particulièrement aux personnes qui ne souhaitent pas utiliser le service de messagerie proposé mais qui souhaitent être informés.

La cohabitation entre plusieurs messageries s’adresse tout particulièrement aux personnels qui ont l’habitude de jongler entre les systèmes d’information et donc faire le tri entre les différents flux de messages.

Dans les autres cas, la consultation périodique (hebdomadaire) est souvent le moyen le plus simple pour se tenir informé de l’actualité de l’établissement.

Pour aller plus loin

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