Mettre en œuvre un ENT dans un collège des Yvelines

Notes de formation pour les équipes de direction

Le déploiement de l’ENT eCollège dans les collèges des Yvelines se fait dans un nouveau contexte de la politique départementale. Les services numériques proposés dans l’ENT constitue le premier maillon d’une chaîne constituée de plusieurs éléments dont : connectivité internet, réseau d’établissement, parc informatique.

Prendre en compte le contexte du collège
Passé les démarches administratives, la première phase de déploiement de l’ENT consiste à l’intégrer à l’éco-système existant : site web d’établissement, services de gestion scolaire en ligne, services numériques pédagogiques, etc.

Avec l’ENT, une nouvelle identité numérique est proposée aux usagers. Cette nouvelle clé permet d’accéder aux services existants par un nouveau chemin.

Le premier enjeu est la distribution des nouveaux codes à tous les usagers.

Initier de nouvelles pratiques
Le caractère maîtrisé des identités numériques dans l’ENT tend à faciliter la communication au sein de la communauté éducative. Il n’est plus nécessaire de faire l’inventaire des adresses électroniques personnelles des familles : l’ENT fournit le service de messagerie, les listes de diffusion par classe, par niveau.

Les groupes de travail fournissent un nouvel espace de mutualisation dématérialisé, indépendant des serveurs d’infrastructure (HORUS, SLIS). Ce nouvel outil peut être l’occasion d’investir dans une nouvelle organisation de l’établissement. Cette problématique peut être intégrée dans la réflexion des équipes pédagogiques à propos de la mise en œuvre de la réforme du collège.

Les équipes de direction peuvent s’appuyer sur un dispositif de formation en établissement [1] qui sera adapté en fonction des besoins de l’établissement : durée, période, contenus.

Cette période de changement peut être l’occasion de retravailler le règlement intérieur et notamment la charte des usages numériques de l’établissement.

Les commissions numériques de bassin organisent également des formations de type échanges de pratiques entre pairs inter-établissements :

Quelques points de vigilance

L’annuaire de l’ENT est construit automatiquement à partir des informations saisies dans le système d’information de l’établissement. Avant de distribuer les comptes aux usagers quelques contrôlent sont à faire afin de distribuer les bons comptes aux familles.

Lorsque l’établissement utilise les outils de gestion scolaire intégrés à l’ENT alors il faut importer les données d’emploi du temps dans le service EducHorus.

Voici reconstitué sous forme de schéma quelques étapes importantes à réaliser dans le bon ordre en période de préparation de rentrée scolaire.

Phase 1 : initialisation du logiciel d’emploi du temps

La préparation de la rentrée scolaire commence dès la mise à disposition des bases de données (N+1) par les services du rectorat.

Pendant cette période les outils du système d’information de l’EPLE sont accessibles en mode année courante (N) et préparation de rentrée (N+1). La bascule des bases de données est faite fin Août.

Schéma : initialisation du logiciel de création d’emploi du temps
Source : académie de Versailles

La phase d’initialisation du système d’information est primordiale pour le bon déroulement des différentes procédures administratives.
Les actions sont menées sur les bases de données année scolaire (N+1).

  • Enjeu 1 : supprimer les doublons parents pour permettre de faire les publipostages des nouveaux comptes (ENT/Viescolaire) pour la rentrée de septembre et au-delà pour la construction des listes de parents pour les élections du CA.
  • Enjeu 2 : préparer le logiciel d’emploi du temps avec les bonnes nomenclatures et structures afin de faciliter l’édition automatique des VS.

Les établissements peuvent demander la création de nomenclatures spécifiques à leur organisation pédagogique aux services académiques. Cette demande doit être formulée via le guichet unique du rectorat : CARIINA.

Phase 2 : Initialiser les outils de gestion scolaire intégrés à l’ENT

Fin août les bases de données des applications SIECLE Base élèves et STSWEB basculent d’année scolaire.

Le travail de construction des emplois du temps est bien avancé. Il faut maintenant remonter les informations dans les différents services :

  1. STSWEB avec structures pédagogiques (classe, groupes)
  2. SIECLE Base élèves avec les élèves dans les classes, les groupes
  3. Dans l’ENT : pour initialiser les cahiers de texte de classes et les emplois du temps intégrés à l’ENT, l’appel en ligne.
Schéma : première initialisation de l’ENT et des services de vie scolaire intégrés
Source : académie de Versailles

Ce premier import constitue une ébauche qui permet de commencer à utiliser les services de vie scolaire. Après cet import, l’administrateur doit vérifier que les cahiers de textes de classe et les emplois du temps sont bien renseignés dans l’ENT.

Sans ces opérations de démarrage pas d’appels en ligne, à partir des emplois du temps

Import STSWEB

Vous devez faire attention à la cohérence des données entre STSWEB et vos emplois du temps.

  • Le nom et le nombre de divisions doivent être identiques dans les deux bases de données
  • Les noms des enseignants doivent être identiques dans les deux bases de données
  • Les correspondances des MEF, des options

Le logiciel de création d’emploi du temps intègre des mécanismes qui permettent de faire les rapprochements. Dans certains cas de figure, il est préférable d’exclure les services non finalisés des imports, par exemple : l’accompagnement personnalisé.

Import SIECLE Base élèves

Cet import permet d’associer correctement les données élèves, classes, MEF.

Imports dans le service de gestion scolaire intégré Educ-Horus

Le premier import de données dans l’ENT demande deux types de fichiers :

  • les fichiers d’emplois du temps
  • les fichiers issus de SIECLE Base élèves

Les fichiers issus de SIECLE Base élèves permettent d’alimenter les services de gestion scolaire avec des informatiques qui ne sont pas transmises par l’annuaire académique fédérateur : INE, demi-pensionnaire, ...

Cette première étape passée, la mise à jour des données (EDT,SIECLE) peut être décorrélée.

Phase 3 : Ajustements ENT & Vie Scolaire

Un nouvel import dans SIECLE Base élèves et dans l’ENT & Vie scolaire est nécessaire pour y intégrer les groupes d’accompagnement personnalisés et les quelques ajustements d’emploi du temps de rentrée. L’ordre de réalisation des actions est le même que pour la phase d’ébauche.

Pendant l’année

Schéma : gestion courante de la vie scolaire intégrée à l’ENT
Source : académie de Versailles

La gestion courante de l’ENT se fait par des MAJ ponctuelles des données

  • nouvel emploi du temps -> import données du logiciels d’emploi du temps,
  • ou nouvel enseignant -> import données du logiciels d’emploi du temps
  • ou nouveaux élèves -> import fichiers venant de SIECLE Base élèves

Pendant l’année scolaire, il n’est pas nécessaire de passer par les processus d’importation décrits ci-dessus. Le service de gestion scolaire EduHorus intégré à l’ENT propose un mécanisme de déplacement de cours. L’action se réalise en ligne à partir de l’ENT.

Support utilisé lors de la formation académique Dane

Pour aller plus loin :

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