ENT Hauts-de-Seine

Renforcer le lien avec les familles

Utiliser le numérique pour améliorer la communication avec les familles et garder l’essentiel sous forme papier.

L’ENT est utilisé depuis Septembre 2011 au sein du collège Maurice GENEVOIX de Montrouge, collège catégorie 5 accueillant environ 490 élèves.
Force est de constater que les usages se diversifient tant pour les élèves que pour les enseignants. Par contre, les familles issues de catégorie sociales majoritairement plutôt favorisées , se sont emparées de la plateforme de façon très disparate.

L’objectif a donc été multiple :

  • Renforcer le lien de la communication avec les familles
  • Améliorer les délais de transmission d’informations en évitant le passage dans les classes qui ne se font pas toujours le même jour pour une même information et qui pertubent les cours
  • Améliorer la qualité des messages transmis en évitant les nombreux intermédiaires (Direction->CPE->Surveillants->élèves->Parents)
  • Responsabiliser les parents

Accompagnement des familles

Le premier objectif a été de s’assurer que chaque parent puisse disposer réellement de son propre code et non de celui de son enfant.

Pour cela, un accompagnement particulier des familles des nouveaux élèves a été mis en place dès le début d’année.
La remise des comptes parents se fait lors de la réunion parent d’accueil des parents de 6e. A cette occasion, il leur est remis une brochure de prise en main de l’ENT qui leur présente de façon détaillée

  • comment se connecter à l’ENT,
  • les différents services disponibles,
  • les bonnes pratiques pour pouvoir récupérer son mot de passe,
  • la procédure de récupération de mot de passe de secours.

Cette brochure est aussi disponible sur le site public du collège.

Pour les parents des 5e, 4e et 3e, l’accompagnement est mis en place lors des réunions de mi-octobre. Des brochures sont de nouveaux disponibles pour ceux qui le souhaitent.

Au sein de l’ENT, se trouvent des fiches pratiques pour

  • Transférer sa messagerie vers une adresse de courriel personnelle
  • Paramétrer la messagerie de l’ENT sur ses appareils mobiles
  • Paramétrer des alertes sur les modules d’actualités, d’agendas, des groupes de travail, ce qui permet à chacun de recevoir une notification d’une information sans forcément avoir besoin de se connecter à l’ENT.

Au quotidien

Publication
Le tableau d’affichage est utilisé par la direction pour annoncer tout évènement qui concerne l’ensemble des parents, des élèves....
Tout document pdf transmis est déposé dans les documents de l’espace établissement. Une actualité contenant le lien vers l’espace établissement est créée pour afficher l’arrivée de ce document.
Cela permet de pouvoir mettre à jour si besoin le document sans avoir à le renvoyer à tous.
La gestionnaire utilise aussi cet espace pour rappeler les échéances de dépôt de dossier de bourses, de paiement de factures,...

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Capture d’écran : arborescence de l’espace établissement
Source : collège Maurice Genevoix, Montrouge

Informations individuelles

Les SMS sont utilisés lorsqu’une information ne concerne que quelques familles comme le rappel d’un versement non effectué par exemple mais dont la réponse ne peut pas être numérique. La famille doit alors rapporté le document au collège et donc se déplacer au collège.

Communication
La messagerie est utilisée principalement par les parents vers les services de vie scolaire.
Pour demander une dispense de demi-pension, les parents doivent envoyer une courriel à l’adresse de vie scolaire créée à cette fin. Le courriel doit être parvenue avant 10h du jour concerné.
Ils peuvent aussi prévenir d’une absence de leur enfant par ce moyen de communication.
Cet usage a permis de responsabiliser davantage les parents. En effet, certains parents pré-signaient des autorisations d’absences à la demi-pension, les coupons papiers du carnet de liaison ne jouaient donc plus leur rôle de lien avec les parents.
L’accent a été mis sur la responsabilisation des parents quant à la diffusion de leurs codes d’accès à l’ENT à leurs enfants. Si leur enfant usurpe leur identité, cela est de leur responsabilité, ils sont responsables de la confidentialité de leur mot de passe.

Par ailleurs, la messagerie est utilisée pour informer les familles d’une classe lorsque l’information ne concerne que la classe.
Pour cela des groupes de travail ont été créés pour chaque classe. Dans chaque groupe, sont membres les professeurs de la classe, les parents de la classe, les élèves de la classe, le CPE et la direction.
La création de ces groupes de travail permet de créer la liste de diffusion associée mais aussi de créer un espace de stockage de documents comme les compte-rendus des conseils de classe.

Dématérialisation

Comme nous l’avons déjà vu, un certains nombre de document sont dématérialisés.
Lorsqu’il s’agit de la publication simple à tout un profil, les documents sont placés dans l’espace établissement.

Lorsqu’il s’agit d’une communication plus précise vers un groupe de personne, l’usage d’un groupe de travail est favorisé.
Les groupes de travail des classes permettent à tous les membres de contribuer. Ainsi, les élèves, les parents peuvent aussi déposer si besoin des documents dans cet espace.

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Capture d’écran : liste des groupes de travail
Source : collège Maurice Genevoix, Montrouge

Les groupes de travail sont aussi utilisés par les équipes pédagogiques des classes afin de mutualiser les informations et améliorer le suivi des élèves.
Ces groupes permettent de partager les PAI des élèves d’une classe, les fiches de suivi, les projets pédagogiques de la classe. ces groupes sont composés de l’ensemble des professeurs de la classe, de la direction et du CPE.

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Capture d’écran : groupe de travail Histoire des Arts
Source : collège Maurice Genevoix, Montrouge

Il a été aussi créé des groupes de travail par projet, comme par exemple lors de l’organisation d’un voyage. Ainsi, toutes les informations en lien avec le voyage sont mises à disposition des familles dans cet espace.
Les membres sont les professeurs en lien avec le voyage, la direction, la gestionnaire et bien sur les familles.
La gestionnaire utilise donc cet espace aussi pour transmettre les informations financières liées à l’organisation du voyage.

Bilan

Une enquête "papier" a eu lieu en cours d’année pour évaluer le ressenti des familles par rapport à ces nouvelles façons d’échanger.
Aucune famille ne dit ne pas se connecter à cause d’un soucis technique.
Il en est ressorti que les familles sont dans l’ensemble très satisfaites de la fluidité des informations.
Toutefois, il leur semble important de conserver un lien papier via le carnet de liaison pour pouvoir communiquer avec l’équipe pédagogique dans des cas particuliers.

Pour le collège, l’utilisation de l’ENT a déjà permis l’économie de plus de 21 cartons de ramettes de papier.
Photographie : palette de papiers

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